Procédure et critères de sélection des lieux d’organisation des conférences annuelles de la SEDI

Procédure et critères de sélection des lieux d’organisation des conférences annuelles de la SEDI

Cette note vise à formaliser la procédure de sélection des lieux d’organisation des conférences annuelles de la SEDI et à clarifier les critères de sélection.

1. Quand le Comité se prononce-t-il sur le lieu d’organisation ?

La décision doit être prise en temps utile pour permettre aux organisateurs locaux de préparer la conférence, notamment pour réserver les salles, contacter les sponsors et lever les fonds nécessaires.

La décision finale d’acceptation d’une proposition est prise trois ans avant la date de l’événement. Par exemple, la décision concernant la conférence annuelle de septembre 2019 a été prise lors de la réunion du Comité de la SEDI en septembre 2016.

2. Comment présenter sa candidature ?

Les membres de la SEDI qui souhaitent accueillir une future conférence sont invités à écrire au Président de la SEDI au plus tard trois ans et demi avant la date l'événement considéré. Ainsi, les manifestations d’intérêt pour l’organisation de la conférence de septembre 2019 ont été soumises en mars 2016.

Les candidatures pour l’organisation de la conférence annuelle font 4-5 pages et mentionnent les informations suivantes :

• l’institution où l'événement sera organisé

• le lieu proposé pour l’organisation de la conférence

• l’année ou les années durant laquelle/lesquelles l’événement proposé pourrait avoir lieu

En outre, les propositions doivent inclure des informations détaillées sur chacun des critères énumérés ci-dessous.

3. Comment le Comité de la SEDI fait-il son choix ?

Les critères suivants seront pris en considération (listés par ordre d'importance) :

  1. Le lieu : le Comité de la SEDI veille à ce que les conférences annuelles aient lieu dans différents pays et dans différentes régions d'Europe.
  2. Le thème proposé : le thème proposé doit être assez général pour intéresser la majorité des membres de la Société et non se concentrer sur un sujet trop spécifique ou une sous-branche du droit international. Le Comité de la SEDI sélectionne des thèmes susceptibles d’intéresser tous les membres de la Société.
  3. La capacité institutionnelle de l'organisation qui accueille l'événement, notamment sa capacité à lever des fonds. Il faut noter que les conférences annuelles sont intégralement financées par les fonds récoltés par les organisateurs locaux (subventions, bourses, frais d’inscription, frais d’exposition...). Les conférences ne sont donc pas financées par la SEDI.
  4. L’implication dans la Société de la ou des personnes soumettant la proposition (en tant que modérateur d'un groupe de réflexion, membre du Comité, membre à vie ou membre de la Société depuis plusieurs années...).
  5. L’accessibilité du lieu proposé (à proximité d’aéroports internationaux…) et le coût moyen de l’hébergement sur place.

De plus, en cas d’égalité entre plusieurs candidats, la priorité sera donnée à ceux qui ont envoyé leur expression d'intérêt le plus tôt.

Si la proposition est acceptée, le contenu du programme définitif sera déterminé conjointement par les organisateurs locaux et le Comité de la SEDI.

Quand un lieu a été choisi pour une année donnée, l'organisateur local (s’il n’est pas déjà membre du Comité de la SEDI) est coopté membre du Comité pendant les deux années qui précèdent la conférence afin de tenir informé les membres du Comité de l’organisation de la conférence.

Lors de la première réunion du Comité à laquelle participe l’organisateur local en tant que membre coopté, un Comité de programme de la conférence est mis en place, composé au minimum de : a) l’organisateur local, qui assumera la présidence du Comité de programme de la conférence, b) trois membres du Comité de la SEDI, dont notamment un des vice-présidents du Comité et c) deux experts externes aussi membres de la SEDI.

Concernant les délais à tenir pour les décisions les plus importantes en vue de la conférence, se reporter aux lignes directrices pour organiser de conférences annuelles de la SEDI.

Cette note a été approuvée par le Conseil de direction de la SEDI en septembre 2015.

Pour toute question sur cette note, merci de contacter : esil.secretariat@eui.eu

Version pdf de cette note